4 maneiras de coletar Lições Aprendidas!

Analise Critica

Você acha que todo o conhecimento adquirido por experiência pela equipe do seu trabalho está disponível facilmente ou está somente com 1 ou 2 pessoas com muita experiência?

Frequentemente, as organizações só percebem a importância da coleta de lições aprendidas, quando um funcionário antigo ou "sabe-tudo" sai da empresa e os processos param de funcionar como deveriam. Essa pode ser uma maneira onerosa de aprender a lição de capturar e controlar o conhecimento organizacional.

Mas o que diz a ISO 9001:2015?

O requisito de conhecimento organizacional está inserido no tema Recursos do Capítulo 7 - Apoio. O tema Recursos é tão amplo, que trata também de pessoas, infraestrutura, ambiente para operação dos processos e recursos de monitoramento e medição. Isto é, a norma identifica que o conhecimento também é um dos recursos que a companhia precisa entender e controlar.

Entretanto, a norma diz que a organização precisa determinar o conhecimento para operar os seus processos para que produtos e serviços fiquem conforme aos requisitos, mas como coletar?

Algumas opções para garantir a coleta são:

  1. Procedimentos / Instruções de Trabalho: Se você tem um processo que precisa acontecer de uma determinada forma para evitar problemas, logo um documento escrito pode ser uma ferramenta para coletar lições aprendidas (não confunda com não conformidade). Eu sei que o uso de procedimentos e instruções não é uma das atividades cotidianas prediletas dos colaboradores, mas o treinamento contínuo é necessário para conscientização da importância neste processo

  2. Treinamentos específicos e treinamentos gerais: Algumas partes do processo precisam de treinamentos práticos e durante os treinamentos é possível coletar mais lições aprendidas. O instrutor precisa ficar atento para as novidades e interações dos alunos.

  3. Listas de Verificação: Durante a aplicação da lista de verificação, o verificador pode perceber inovações ou novos conhecimentos antes da conclusão de um trabalho.

  4. Base de Dados de Gestão de Conhecimento: Durante o projeto, a equipe pode detalhar lições aprendidas e se esta for utilizada corretamente, a organização só tem a ganhar.

    Após a coleta, vem outro passo muito importante: A equipe responsável pela Gestão do Conhecimento deve identificar e monitorar a atualização dos documentos de gestão para que novos colaboradores utilizem a lição aprendida. Assim, o processo de melhoria contínua será realizado da melhor maneira!

Ter a consciência de que o conhecimento organizacional é um recurso valioso estimula a organização a ter um processo de melhoria continua ágil, o que pode ser crítico para o sucesso geral de uma empresa.

Um abraço , Patricia Vasques

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