A primeira newsletter do ano é direcionada para uma atividade periódica, trabalhosa, importante e que acontece, ou no final do ano ou no primeiro bimestre do ano, em todas as empresas que possuem um Sistema de Gestão da Qualidade implementado: a reunião de Análise Crítica da Direção.A Análise Crítica da Direção é definida no requisito 9.3 e todos os itens que são detalhados nesta reunião estão detalhados na ISO 9001:20015 - tanto os dados de entradas como os dados de saídas , que são as próximas ações, isto é, o dever de casa da organização para o período seguinte.
De uma forma geral, os 12 dados de entrada devem ser debatidos durante a reunião com a liderança, para gerar os 3 dados de saída. E claro, todas as informações da reunião devem ser retidas (apresentação, planilhas, atas e o que mais for utilizado) no sistema de documentação da organização.
Lembro que em uma situação, uma pessoa fez a apresentação de análise crítica da direção sem considerar os requisitos de entrada da norma ISO 9001 e "esqueceu" de fazer uma ata de reunião consolidando as informações - o que só foi percebido algum tempo depois. Não preciso nem comentar a correria que foi dias antes da Auditoria de Certificação.. 😂
A reunião de Análise Crítica é uma reunião muito parecida com todas as outras, mas se você nunca fez uma, elaborei 10 passos simples para realizar uma reunião de sucesso e conforme a norma!
E dica importante: se você tiver algum amigo da área que possa te acompanhar para fazer as anotações das discussões e gerar perguntas durante a reunião será ótimo, pois por algum motivo que ainda não descobri as pessoas ou tem medo ou tem preguiça ou não querem opinar durante esta reunião 😂.
Então, vamos aos 10 passos:
1 - Definir Participantes (líderes de todos os processos)
2 - Definir uma data e horário com a mais Alta Liderança (devido a dificuldade de agenda)
3 - Reservar sala de reunião para aquela data e horário específico
4 - Enviar convite para os envolvidos
5 - Elaborar apresentação considerando os itens do requisito 9.3 da ISO 9001:2015
6 - Imprimir lista de presença
7 - Realizar a apresentação detalhando as entradas e anotar as saídas durante a reunião (aqui a importância do colega de trabalho para ajudar a anotar as discussões geradas e informações obtidas 😉 )
8 - Passar a lista de presença durante a reunião para assinatura dos participantes
9 - Elaborar ata de reunião de Análise Crítica com todas as informações obtidas, discussões geradas e próximos passos definidos
10 - Registrar no sistema de gestão de documentos da empresa os documentos: apresentação realizada, scanner/foto da lista de presença com a assinatura dos participantes e a ata de reunião consolidando todas as informações.
E para concluir, é importante lembrar:
#1 - Não deixe a elaboração da apresentação da reunião para a última hora. Na maioria das vezes você não terá todos os dados em mãos e precisará de informações de outras pessoas.
#2 - Se precisar, faça aqui o download de uma lista de presença.
#3 - Mantenha o formato de documento da organização, pois algumas empresas possuem um layout próprio, como por exemplo cores e tipo de letra.
🎯 Considerando a importância desta atividade, elaborei um formulário com estas 10 dicas e os dados de entrada e saída obrigatórios citados na ISO 9001:2015 com comentários, para te ajudar nesta jornada. Clique aqui e faça o seu download.
✔ E você já fez a reunião de Análise Crítica da Direção do último período? Como foi? Me conta, vou adorar saber!