Urgente: Carta aos Líderes da Qualidade

covid

Essa é uma carta direcionada aos Líderes da Qualidade, mas se você não é Líder da Qualidade, separe uns minutinhos para apoiar também o seu Líder da Qualidade com sugestões ou comentários. Quando a rotina voltar ao normal, a "casa" Qualidade estará mais preparada e mais completa.

A pandemia declarada da COVID-19 em 11 de março de 2020 fez o mundo virar de ponta cabeça ou de cabeça para baixo. Parece que estamos vivendo em um mundo de ficção científica, aqueles que víamos com liberdade no cinema anos atrás.

Neste cenário de emergência, as atividades da Qualidade podem parecer totalmente descabidas. Quem consegue pensar em Qualidade quando o mundo está em crise? Mas sim, não podemos esquecer a nossa vocação.

Em 2015/2016 passei por um crise enorme na engenharia no Rio de Janeiro, os projetos minguaram a quase nada e a demissão em massa foi inevitável. Como eu conseguia pensar em treinamento ou auditoria quando a maioria dos amigos estava sendo demitida todos os dias?

Ontem, percebi a similaridade das situações e por este motivo resolvi escrever esta carta. Algumas atividades podem ser realizadas dentro de casa por videoconferência com a sua equipe. Separei algumas delas, para que as atividades da Qualidade não minguem ou não sejam esquecidas.

1 - Força-tarefa para Não Conformidades

* Verifique se todas as suas não conformidades estão com a verificação da eficácia preenchida, pois sei que este campo é o mais menosprezado no dia a dia atribulado. Será que todas as ações planejadas atingiram o objetivo final?

* Verifique se todas as evidências estão anexas as não conformidades. Se dedique a cada NC e colete a maioria das evidências que estão faltando para completar o seu plano de ação (Exemplo: e-mails, prints de telas, procedimentos revisados e etc)

2 - Back to the Basics - De Volta ao Básico

Este foi o nome que uma querida Líder denominou as atividades da Qualidade na época da crise. Voltar ao básico, simples, funcional e descomplicado. A intenção era diminuir e focar no que realmente era necessário para a empresa e para a norma ISO 9001.

* Converse com os líderes e verifique a percepção deles sobre o Sistema de Gestão da Qualidade. Será que a estrutura de documentação está muito inchada, com muitos procedimentos que não fazem mais sentido?

Lembro que em uma das reuniões onde analisávamos cada documento do SGQ, um Líder me disse "Patricia, a gente precisa escrever um procedimento para entender este procedimento!". Todos riram e percebemos que era necessário diminuir, consolidar, revisar os documentos atuais, isto é estar de volta ao básico.

3 - Treinamentos atualizados

Infelizmente casos atuais podem ser utilizados como exemplos de treinamentos incluindo as ações da própria COVID, como por exemplo: Brumadinho e Mariana da Vale, Cervejaria Backer ou o derramamento de óleo na costa brasileira.
* Verifique vídeos de youtube e elabore atividades para realizar durante os treinamentos, quando a convivência em grupo voltar.

4 - Faxina no diretório / rede da Qualidade

Aqui é hora de implementar um projeto básico de 5S, aquela ferramenta japonesa que diz o que a nossa mãe ❤ já diz há tempos (tirar o excesso, eliminar o lixo e organizar a gaveta).

O diretório da rede está confuso com muitas pastas, com documentos muito antigos/desatualizados, uma verdadeira "zona"?

* Comunique a equipe que haverá um projeto 5S e colete todas as sugestões obtidas para tornar o diretório da Qualidade mais organizado.
* Faça uma foto do momento atual com prints de tela e elabore um cenário futuro (uma estrutura de pastas organizadas onde todos os documentos são encontrados facilmente e na última versão)
* Elabore um plano de ação para atingir o cenário futuro e "mãos na massa"

Existem dezenas de vídeos no youtube sobre 5S.Separei um do SENAC, caso você não conheça essa metodologia. (https://www.youtube.com/watch?v=TGsdZatj2oA)

5 - Registros de Competência arquivados

A norma ISO 9001 diz que registros de competência para operação dos processos precisam ser retidos.

* Verifique com o seu RH se todos os registros estão disponíveis na empresa e analise as pendências. Todos os diplomas e certificados de todos os funcionários estão arquivados na rede da empresa?

* Solicite os documentos pendentes e esteja conforme a norma

6 - Converse com quem já passou por outras crises

Aqui é hora de separar 1 horinha para conversar com quem já teve a experiência de passar por outras crises.
* Questione quais são as possíveis melhorias que podem ser realizadas e como as pessoas "sobreviveram" a crise. Em conversas assim, além de aproximar as pessoas, pode gerar excelentes planos de ação.

✔ Se você estiver realizando outras atividades voltadas pra Qualidade neste momento, me avise, que eu atualizo a lista e divulgo para todos.

Um abraço e tomem os cuidados necessários de saúde de acordo com a ONU 🙂 ,

Patricia Vasques

*texto publicado em 24 de março de 2020

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