4 dicas eficazes para começar (e acabar) Grupos de Melhoria

Melhoria

Esta newsletter se dedica a dar algumas instruções para quem precisa começar e acabar ainda neste ano um Grupo de Melhoria* baseado ou no requisito 10.3 - Melhoria ou no Princípio da Qualidade - Melhoria.

Quando alguém nos fala "você precisa melhorar..", perguntamos de bate pronto "melhorar o quê?", não é mesmo?

Da mesma maneira, que temos estas questões, as empresas também as têm.

Reconhecer pontos de melhoria, identificar os problemas que ficam por debaixo do tapete e que geram muito retrabalho, pode ser uma tarefa que requer tempo, paciência e um pouco de humildade para perceber que os nossos processos não são tão perfeitos como gostaríamos.

Para quem está na jornada de iniciar (e acabar) Grupos de Melhoria* em 2020, não se desespere. Eu tenho uma boa notícia para você: ainda dá tempo. 🙂 Temos 9 meses pela frente e o trabalho pode ser grande, mas trará frutos incríveis.

Como esse tema requer um passo a passo detalhado, estou quase acabando um conteúdo completo (acredito que semana que vem já te envio mais novidades). Enquanto isso, vamos para as 4 etapas principais e um cronograma que pode ser atendido mesmo em época de coronavírus e teletrabalho.

Mar/Abril - Planejamento dos Grupos de Melhoria

Utilize a ferramenta 5W e descreva quem vai participar, onde (quais processos) vão ser realizadas as melhorias, qual a periodicidade de encontro para desenvolvimento das ações. Defina quais melhorias serão analisadas e implementadas, defina os processos que serão verificados, peça sugestões da equipe, crie formulários e defina os principais marcos de entrega.

Maio/Jun/Jul - Desenvolvimento dos Grupos de Melhoria

Crie os grupos de melhoria com os objetivos específicos e os monitore por meio de indicadores de desempenho. Organize as reuniões no local e nas datas planejadas, acompanhe a implementação das ações dos grupos de melhoria formados e fique atenta (o) para manter a energia e a sinergia do grupo em alta.

Ago/Set/Out - Monitoramento dos Grupos de Melhoria

Analise os indicadores de desempenho propostos e verifique se estes tiveram um resultado positivo de acordo com os objetivos apresentados. Perceba e intervenha em caso de dificuldades encontradas.

Nov/Dez - Apresentação dos Resultados e Melhoria

Organize os Grupos de Melhoria para apresentação dos resultados na organização, divulgue para a liderança e peça a participação deles neste momento. Elabore uma apresentação executiva para a reunião de análise crítica da direção e lembre-se de padronizar a organização dos Grupos de Melhoria (para que estes possam acontecer de uma forma com método e melhorada em 2021).

Perceberam que eu utilizei o Ciclo PDCA para organização dos eventos? É uma ferramenta que se aplica em todas as situações.

Em situações de teletrabalho, algumas boas ferramentas podem ser utilizadas:

  • Para as reuniões: Whereby, Skype, GoogleHangout e Zoom Meetings

    Para monitoramento das ações: Monday, Trello, Todoist, Onedrive, Googledrive, Googlekeep e Evernote

*melhoria é a atividade de melhorar o desempenho (resultado mensurável) de constatações qualitativas ou quantitativas, relacionadas a gestão, atividades, processos, produtos, serviços, sistemas ou organizações."

Um abraço e tomem os cuidados necessários de saúde de acordo com a ONU,

Patricia Vasques

PS 1 : para dúvidas, comentários ou sugestões, responda este e-mail.


newsletter emitida em 18 de março de 2020

Pronto para saber mais?

Se você precisa desenvolver Grupos de Melhoria no seu trabalho (no escritório ou online), tenho uma dica boa para você!

Além disso: Implemente um ambiente de melhoria contínua e de inovação e utilize ferramentas básicas e linguagem acessível que todos podem entender

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