Melhoria, Melhoria Contínua e Grupos de Melhoria

Melhoria

Qual a diferença entre melhoria e melhoria contínua?

✔ Melhoria é um dos sete princípios da gestão da Qualidade, o décimo capítulo da ISO 9001 e uma das quatro etapas do ciclo PDCA.
✔ De acordo com a ISO 9000, melhoria é a atividade de melhorar o desempenho (resultado mensurável) de constatações qualitativas ou quantitativas, relacionadas a gestão, atividades, processos, produtos, serviços, sistemas ou organizações; enquanto que a melhoria continua é a atividade recorrente/processo contínuo para aumentar o desempenho.
✔ Exemplos de melhoria podem incluir correção, ação corretiva, mudanças revolucionárias, inovação e reorganização.
✔ As oportunidades de melhoria devem ser coletadas de acordo com o capítulo 9 da ISO 9001 - análise de desempenho.

Como iniciar o processo de melhoria contínua?

Quando alguém nos fala "você precisa melhorar..", perguntamos de bate pronto "melhorar o quê?", não é mesmo?

Da mesma maneira, que temos estas questões, as empresas também as têm.

Reconhecer pontos de melhoria, identificar os problemas que ficam por debaixo do tapete e que geram muito retrabalho, pode ser uma tarefa que requer tempo, paciência e um pouco de humildade para perceber que os nossos processos não são tão perfeitos como gostaríamos.

Para quem está na jornada de iniciar (e acabar) Grupos de Melhoria*, não se desespere.  Vamos para as 4 etapas principais e um cronograma que pode ser atendido mesmo em época de teletrabalho.

Mês 1/Mês 2 - Planejamento dos Grupos de Melhoria

Utilize a ferramenta 5W e descreva quem vai participar, onde (quais processos) vão ser realizadas as melhorias, qual a periodicidade de encontro para desenvolvimento das ações. Defina quais melhorias serão analisadas e implementadas, defina os processos que serão verificados, peça sugestões da equipe, crie formulários e defina os principais marcos de entrega.

Mês 3/Mês 4/Mês 5 - Desenvolvimento dos Grupos de Melhoria

Crie os grupos de melhoria com os objetivos específicos e os monitore por meio de indicadores de desempenho. Organize as reuniões no local e nas datas planejadas, acompanhe a implementação das ações dos grupos de melhoria formados e fique atenta (o) para manter a energia e a sinergia do grupo em alta.

Mês 6/Mês 7/Mês 8 - Monitoramento dos Grupos de Melhoria

Analise os indicadores de desempenho propostos e verifique se estes tiveram um resultado positivo de acordo com os objetivos apresentados. Perceba e intervenha em caso de dificuldades encontradas.

Mês 9/Mês 10 - Apresentação dos Resultados e Melhoria

Organize os Grupos de Melhoria para apresentação dos resultados na organização, divulgue para a liderança e peça a participação deles neste momento. Elabore uma apresentação executiva para a reunião de análise crítica da direção e lembre-se de padronizar a organização dos Grupos de Melhoria.

Perceberam que eu utilizei o Ciclo PDCA para organização dos eventos? É uma ferramenta que se aplica em todas as situações.

Em situações de teletrabalho, algumas boas ferramentas podem ser utilizadas:

  • Para as reuniões: Whereby, Skype, GoogleHangout e Zoom Meetings

    Para monitoramento das ações: Monday, Trello, Todoist, Onedrive, Googledrive, Googlekeep e Evernote

*melhoria é a atividade de melhorar o desempenho (resultado mensurável) de constatações qualitativas ou quantitativas, relacionadas a gestão, atividades, processos, produtos, serviços, sistemas ou organizações."

Pronto para saber mais?

Se você precisa desenvolver Grupos de Melhoria no seu trabalho (no escritório ou online), tenho uma dica boa para você!

Além disso: Implemente um ambiente de melhoria contínua e de inovação e utilize ferramentas básicas e linguagem acessível que todos podem entender

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