Informação Documentada

Conceitos Iniciais

Informação documentada é o item 7.5 da ISO 9001:2015 e possui 3 subitens (7.5.1 generalidades, 7.5.2 criando e atualizando e 7.5.3 controle de informação documentada)
O Sistema de Gestão da Qualidade da organização deve incluir a informação documentada requerida pela própria norma, isto é: a ISO 9001:2015 detalha em vários requisitos obrigações de ter uma informação documentada.
Exemplo 1: requisito 4.4.2 - a organização deve reter informação documentada para ter confiança em que os processos sejam realizados conforme planejado
Exemplo 2: requisito 7.2 - A organização deve reter informação documentada apropriada como evidência de competência

 se antes do termo "informação documentada", estiver escrito "a organização deve reter/manter" = Se a organização não as possuir, será dada uma não conformidade em caso de Auditorias/ Verificações internas.

O Sistema de Gestão da Qualidade deve incluir a informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficiência do SGQ, isto é: a organização pode incluir mais informações documentadas no SGQ mesmo que a norma não obrigue.

 Cuidado para não gerar documentos desnecessários ou que não agreguem valor a organização

Na minha empresa ou na empresa onde trabalho, não possuímos informações documentadas, mas sim Planos, Procedimentos, Manuais e Registros. A organização está errada? Não, esta tudo certo! 🙂

Para que serve uma informação documentada?

Informações documentadas podem ser usadas para: 

1) comunicar uma informação

2) fornecer evidências do que foi planejado e o que foi realmente realizado ou

3) divulgar ou preservar as experiências da organização.

Então, quer dizer que a organização tem flexibilidade para elaborar a documentação?

Sim, você tem flexibilidade!
A ISO 9001:2015 permite que a organização tenha flexibilidade na maneira de como documentar o seu sistema de gestão da qualidade (SGQ), entretanto documentar processos é obrigatório.

As empresas devem possuir o mesmo tipo de documentação?

Empresas diferentes, informações documentadas diferentes.
O tipo e a extensão das informações documentadas de uma organização dependem de alguns fatores, tais como: a natureza dos produtos, dos processos, do grau de formalidade dos sistemas de comunicação, do nível de habilidades de comunicação dentro da organização ou a cultura organizacional.

"quantos documentos eu preciso ter no meu SGQ?"
"mas a nova norma não tirou o nome procedimento?"
"o Manual da Qualidade e o controle de registros foram extintos, e agora?"
"eu posso fazer um documento chamado instrução técnica/ manual/ plano/ procedimento?"

Para nortear estas questões e apoiar os líderes que precisam implementar um SGQ e desejam atender aos requisitos da ISO 9001: 2015, tenho uma boa notícia: As organizações podem demonstrar conformidade com a ISO 9001 sem a necessidade de extensas informações documentadas.

Para você que está nessa situação, os seguintes comentários podem ser úteis.

1 - Escreva todos os processos necessários para você elaborar o seu produto ou serviço (ex.: comercial, engenharia, suprimentos, RH)

2 - Processos documentados (descrevendo as atividades com interações e em ordem cronológica) são obrigatórios

3 - Escopo da Organização, Política e Objetivos da Qualidade são obrigatórios. Por isso, escrevi dicas de como consolidar esta informação (eu enviei recentemente o e-mail com o formulário gratuito, mas se você não viu, faça agora o seu download). Dica: Você saberá que estes são obrigatórios, pois está escrito na ISO 9001 "a organização deve manter a informação documentada"

4 - Faça um exercício: pegue a sua norma e encontre a frase "a organização deve reter informação documentada". Pronto, ali está uma informação documentada que precisa ser retida para evidência

5 - A norma não impõe nenhum tipo de formato ou meio para a informação documentada, isto é, a organização deve decidir como for melhor. Entretanto, o papel é o mais popular e o mais utilizado

6 - Onde a norma não exigir informação documentada para demonstrar conformidade, inclua informações no Manual da Qualidade de "como" a empresa ficará conforme

7 - O Manual da Qualidade, com este nome e cpf foi realmente extinto na versão 2015, porém ter um documento guia que especifica o Sistema de Gestão da Qualidade da organização vai te ajudar um monte na rastreabilidade das informações. Dica: Para elaborar um Manual da Qualidade, você pode fazer o download do nosso template de formulário de procedimento aqui. No capítulo "descrição do processo" você irá copiar todo o índice da ISO 9001 em títulos e subtítulos. Depois disso, preencha como a sua organização executa cada requisito.

Dá trabalho, eu sei. Neste momento, mais importante que a velocidade de finalizar as suas informações documentadas é ter a rastreabilidade dessas informações como alicerce.

Outra boa notícia, o resultado de organizar as suas informações documentadas é tangível: você terá uma documentação que será a transformação necessária para criar um método único de gestão, aumentar a produtividade da equipe e ainda realizar treinamentos de acordo com os valores e princípios da empresa (só para começar!).

Trabalho em uma empresa que preciso elaborar um Sistema de Gestão da Qualidade e documentar os processos, por onde devo começar?

Você pode começar a elaborar um Sistema de Gestão da Qualidade de várias maneiras, mas a primeira delas será definir o controle da sua informação documentada.

Este controle será o alicerce de todo o seu SGQ!
As informações documentadas são essenciais em dois momentos: para os documentos de gestão da qualidade e os documentos de projeto.

Lembro que no início de todo projeto de engenharia, após a reunião inicial de Kick-Off, uma das primeiras perguntas da equipe para mim era: "Pati, cadê o template do projeto?"

Porém, como Profissionais da Qualidade, sabemos que além de elaborar formulários de projeto é necessário também determinar outras atividades previamente, tais como: métodos para identificação, elaboração, verificação e aprovação de documentos gerados pelo projeto.

Normalmente, os métodos para gerenciar os documentos do SGQ e os documentos de projetos estão estabelecidos em um documento chave chamado popularmente como "padrão dos padrões".

O que parece "óbvio" para alguns, será um método aprovado e documentado, que pode ser auditado pelo cliente sem problemas.

Sei que para documentar um processo é preciso mais do que abrir um documento em word.

Conheço as dificuldades de documentar os processos e iniciar um Sistema de Gestão da Qualidade documentado, por isso utilizei a minha experiência em implementação e atualização desta documentação, e tenho uma oportunidade para você excelente: Kit Completo Informação Documentada. Clique aqui e garanta o seu agora!