Informação Documentada e SGQ!

A newsletter deste mês trata de um tema dúbio, confuso e polêmico para quem está começando a implementar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) de uma nova empresa ou de uma empresa já existente.

Desde que eu criei o site voltado para a temática Qualidade, recebo perguntas do tipo:
"quantos documentos eu preciso ter no meu SGQ?"
"mas a nova norma não tirou o nome procedimento?"
"o Manual da Qualidade e o controle de registros foram extintos, e agora?"
"eu posso fazer um documento chamado instrução técnica/ manual/ plano/ procedimento?"

Para nortear estas questões e apoiar os líderes que precisam implementar um SGQ e desejam atender aos requisitos da ISO 9001: 2015, tenho uma boa notícia: As organizações podem demonstrar conformidade com a ISO 9001 sem a necessidade de extensas informações documentadas.

Para você que está nessa situação, os seguintes comentários podem ser úteis.

1 - Escreva todos os processos necessários para você elaborar o seu produto ou serviço (ex.: comercial, engenharia, suprimentos, RH)

2 - Processos documentados (descrevendo as atividades com interações e em ordem cronológica) são obrigatórios

3 - Escopo da Organização, Política e Objetivos da Qualidade são obrigatórios. Por isso, escrevi dicas de como consolidar esta informação (eu enviei recentemente o e-mail com o formulário gratuito, mas se você não viu, faça agora o seu download). Dica: Você saberá que estes são obrigatórios, pois está escrito na ISO 9001 "a organização deve manter a informação documentada"

4 - Faça um exercício: pegue a sua norma e encontre a frase "a organização deve reter informação documentada". Pronto, ali está uma informação documentada que precisa ser retida para evidência

5 - A norma não impõe nenhum tipo de formato ou meio para a informação documentada, isto é, a organização deve decidir como for melhor. Entretanto, o papel é o mais popular e o mais utilizado

6 - Onde a norma não exigir informação documentada para demonstrar conformidade, inclua informações no Manual da Qualidade de "como" a empresa ficará conforme

7 - O Manual da Qualidade, com este nome e cpf foi realmente extinto na versão 2015, porém ter um documento guia que especifica o Sistema de Gestão da Qualidade da organização vai te ajudar um monte na rastreabilidade das informações. Dica: Para elaborar um Manual da Qualidade, você pode fazer o download do nosso template de formulário de procedimento aqui. No capítulo "descrição do processo" você irá copiar todo o índice da ISO 9001 em títulos e subtítulos. Depois disso, preencha como a sua organização executa cada requisito.

✔ Dá trabalho, eu sei. Neste momento, mais importante que a velocidade de finalizar as suas informações documentadas é ter a rastreabilidade dessas informações como alicerce.

Outra boa notícia, o resultado de organizar as suas informações documentadas é tangível: você terá uma documentação que será a transformação necessária para criar um método único de gestão, aumentar a produtividade da equipe e ainda realizar treinamentos de acordo com os valores e princípios da empresa (só para começar!).

Um abraço e tomem os cuidados necessários de acordo com as autoridades de saúde 🙂, Patricia

(newsletter escrita em 30 de abril de 2020)