O que é uma Informação Documentada e para o quê serve?
O que é?
Conforme a ISO 9000:2015, esta é uma informação que deve ser controlada e / ou mantida por uma organização em qualquer formato ou meio e pode se referir a:
— sistema de gestão, incluindo processos
— informação criada para a organização operar (documentação);
— evidência de resultados alcançados (registros)
Para que serve uma informação documentada?
Informações documentadas podem ser usadas para:
1) comunicar uma informação
2) fornecer evidências do que foi planejado e o que foi realmente realizado ou
3) divulgar ou preservar as experiências da organização.
Por exemplo: a emissão de uma especificação técnica pode ser usada como base para um projeto ou o desenvolvimento de um novo produto ou serviço.
As empresas devem possuir o mesmo tipo de documentação?
Empresas diferentes, informações documentadas diferentes.
O tipo e a extensão das informações documentadas de uma organização dependem de alguns fatores, tais como: a natureza dos produtos, dos processos, do grau de formalidade dos sistemas de comunicação, do nível de habilidades de comunicação dentro da organização ou a cultura organizacional.
Então, eu tenho flexibilidade para criar a documentação no meu trabalho?
Sim, você tem flexibilidade!
A ISO 9001:2015 permite que a organização tenha flexibilidade na maneira de como documentar o seu sistema de gestão da qualidade (SGQ), entretanto documentar processos é obrigatório.
Como convencer o meu líder a investir financeiramente em Informação Documentada?
Eu sei que a liderança vai gastar financeiramente com a documentação dos processos, afinal, os funcionários estarão dedicados em atividades não tão relacionadas as suas responsabilidades, mas sim em atividades de gestão e planejamento da Qualidade.
Um bom argumento é informar que a documentação dos processos está incluída nos investimentos de prevenção, isto é despesas relacionadas a implementação e treinamento de um Sistema de Gestão da Qualidade.
Como um exemplo simples, o valor financeiro de ter uma equipe documentando os processos por um tempo será menor que o retrabalho ou acidente futuro por não ter o processo documentado.
Trabalho em uma empresa que preciso elaborar um Sistema de Gestão da Qualidade e documentar os processos, por onde devo começar?
Você pode começar a elaborar um Sistema de Gestão da Qualidade de várias maneiras, mas a primeira delas será definir o controle da sua informação documentada.
Este controle será o alicerce de todo o seu SGQ!
As informações documentadas são essenciais em dois momentos: para os documentos de gestão da qualidade e os documentos de projeto.
Lembro que no início de todo projeto de engenharia, após a reunião inicial de Kick-Off, uma das primeiras perguntas da equipe para mim era: "Pati, cadê o template do projeto?"
Porém, como Líderes da Qualidade, sabemos que além de elaborar formulários de projeto é necessário também determinar outras atividades previamente, tais como: métodos para identificação, elaboração, verificação e aprovação de documentos gerados pelo projeto.
Normalmente, os métodos para gerenciar os documentos do SGQ e os documentos de projetos estão estabelecidos em um documento chave chamado popularmente como "padrão dos padrões".
O que parece "óbvio" para alguns, será um método aprovado e documentado, que pode ser auditado pelo cliente sem problemas.
Sei que para documentar um processo é preciso mais do que abrir um documento em word. Conheço as dificuldades de documentar os processos e iniciar um Sistema de Gestão da Qualidade com um "padrão dos padrões", o documento chave que será o alicerce do seu SGQ, por isso eu tenho uma oportunidade para você:
Veja agora todas os elementos do Kit Completo!
No Procedimento de Controle de Documentação, você irá encontrar:
◊ Todas as definições importantes para entendimento do requisito 7.5 da ISO 9001:2015 com os detalhamentos necessários para elaboração e identificação de documentos do sistema de gestão e de documentos de projeto
◊ Principais responsabilidades definidas
◊ Características de uma informação documentada de um Sistema de Gestão da Qualidade (requisito 7.5 da ISO 9001:2015), isto é possui os seguintes campos: título, data, autor, verificador, aprovador, número de referência e controle de versão.
◊ Formato word de fácil edição
O Procedimento de Controle de Documentação ("Padrão dos Padrões") é aplicável para todas as organizações independente do tamanho e complexidade do modelo de negócios.
Lista com as informações documentadas obrigatórias pela ISO 9001:2015, para quem não sabe quais precisam ser retidas
Tenha a listagem completa com todas as 20 informações documentadas obrigatórias pela ISO 9001:2015 de acordo com seus requisitos, que precisam ser retidas para fornecer confiança e evidência do resultado alcançado.
A listagem inclui também um lista adicional com todas as 13 informações necessárias para a organização operar, não mandatórios pela ISO 9001:2015, mas que podem agregar valor a um Sistema de Gestão da Qualidade.
⭐Formulários-Bônus⭐
Os três formulários bônus são essenciais para que você comece agora a jornada por um SGQ completo e organizado:
- Lista de identificação de projetos, necessário para que cada documento tenha a sua numeração de acordo com as características
- Formulário para procedimento de sistema de gestão da qualidade, para que você não perca tempo e redija o seu processo de uma forma mais rápida
- Formulário para procedimento de projeto, para que você comece o seu projeto com eficiência, controle, método e confiança da equipe
Todos os formulários bônus estão em modelo editável word
Sim, eu quero meu acesso ao Kit Informação Documentada!
Importante Número 1: Compra Segura em ambiente autenticado pelo site do Hotmart. Fique tranquila(o).
Importante Número 2: Minha garantia é a sua tranquilidade.
Você tem 7 dias para avaliar os documentos. Entretanto, se você achar que não era o que você estava esperando, basta me mostrar que você leu e entendeu, mesmo assim, não está satisfeita(o). Te devolvo 100% do pagamento.
Importante Número 3: Se estiver com alguma dúvida sobre o Kit Completo Informação Documentada me envie um email <patricia@patriciavasques.com> e te respondo em menos de 24 horas.
Importante Número 4: Se você preferir fazer transferência bancária, me encaminhe um e-mail para <patricia@patriciavasques.com>, que envio os meus dados bancários da conta do Banco do Brasil. O envio do produto digital será realizada, tão logo houver a compensação bancária.
Sobre a Autora
Breve resumo: Sou Patricia Vasques, Engenheira de Produção consultora com experiência em identificar a dor e o problema de empresas e traduzir em processos, procedimentos, indicadores de desempenho, treinamentos, fluxogramas e oportunidades de melhorias, utilizando a ISO 9001:2015 como referência.
Sou Engenharia de Produção pela Universidade Federal Fluminense e Mestre em em Engenharia de Produção também pela querida UFF. No início de 2019, me tornei Auditora Líder da Qualidade depois de mais de 15 anos de experiência na área.
Minha paixão e vocação é: Descomplicar a Qualidade para que todas (os) tenham acesso a informações técnicas, diretas e objetivas para aplicação no dia a dia corporativo.
Meu lema: "O Sistema de Gestão da Qualidade não precisa ser complicado" 😉 ( ISO 9000:2015 - 2.4.2)
Vejas os Depoimentos recebidos!
Respondo as suas dúvidas:
Como receberei o Kit Completo Informação Documentada e os formulários bônus?
O Kit Completo Informação Documentada e os formulário bônus são um produto digital. Desta forma, você receberá um arquivo no seu e-mail assim que efetuar a compra.
Como posso pagar o Kit Completo Informação Documentada?
O pagamento pode ser feito por cartão de crédito, à vista no boleto bancário, via PayPal, entre outros meios. Enfim, basta escolher o melhor para você.
