Documentar o Sistema de Gestão da Qualidade está muito confuso? Você está com dificuldades de estabelecer regras para documentos de projeto e do SGQ?
O Kit Completo Informação Documentada é para você!
Garanta com eficácia “Sistema de gestão da qualidade documentado” e não crie um “sistema de documentos”!
O que é uma Informação Documentada e para o quê serve?
O que é uma informação documentada?
Conforme a ISO 9000:2015, esta é uma informação que deve ser controlada e / ou mantida por uma organização em qualquer formato ou meio e pode se referir a:
— sistema de gestão, incluindo processos
— informação criada para a organização operar (documentação);
— evidência de resultados alcançados (registros)
Para que serve uma informação documentada?
Informações documentadas podem ser usadas para:
1) comunicar uma informação
2) fornecer evidências do que foi planejado e o que foi realmente realizado ou
3) divulgar ou preservar as experiências da organização.
Por exemplo: a emissão de uma especificação técnica pode ser usada como base para um projeto ou o desenvolvimento de um novo produto ou serviço.
Então, quer dizer que a organização tem flexibilidade para elaborar a documentação?
Sim, você tem flexibilidade!
A ISO 9001:2015 permite que a organização tenha flexibilidade na maneira de como documentar o seu sistema de gestão da qualidade (SGQ), entretanto documentar processos é obrigatório.
As empresas devem possuir o mesmo tipo de documentação?
Empresas diferentes, informações documentadas diferentes.
O tipo e a extensão das informações documentadas de uma organização dependem de alguns fatores, tais como: a natureza dos produtos, dos processos, do grau de formalidade dos sistemas de comunicação, do nível de habilidades de comunicação dentro da organização ou a cultura organizacional.
Como convencer o meu líder sobre a importância de uma Informação Documentada?
Eu sei que a liderança vai gastar financeiramente com a documentação dos processos, afinal, os colaboradores estarão dedicados em atividades não tão relacionadas com as suas responsabilidades, mas sim em atividades de gestão e planejamento da Qualidade.
Um bom argumento é informar que a documentação dos processos está incluída nos investimentos de prevenção, isto é despesas relacionadas a implementação e treinamento de um Sistema de Gestão da Qualidade.
Como um exemplo simples:
O valor financeiro de ter uma equipe documentando os processos por um tempo será menor que o retrabalho ou acidente futuro por não ter o processo documentado.
Trabalho em uma empresa que preciso elaborar um Sistema de Gestão da Qualidade e documentar os processos, por onde devo começar?
Você pode começar a elaborar um Sistema de Gestão da Qualidade de várias maneiras, mas a primeira delas será definir o controle da sua informação documentada.
Este controle será o alicerce de todo o seu SGQ!
As informações documentadas são essenciais em dois momentos: para os documentos de gestão da qualidade e os documentos de projeto.
Lembro que no início de todo projeto de engenharia, após a reunião inicial de Kick-Off, uma das primeiras perguntas da equipe para mim era: "Pati, cadê o template do projeto?"
Porém, como Profissionais da Qualidade, sabemos que além de elaborar formulários de projeto é necessário também determinar outras atividades previamente, tais como: métodos para identificação, elaboração, verificação e aprovação de documentos gerados pelo projeto.
Normalmente, os métodos para gerenciar os documentos do SGQ e os documentos de projetos estão estabelecidos em um documento chave chamado popularmente como "padrão dos padrões".
O que parece "óbvio" para alguns, será um método aprovado e documentado, que pode ser auditado pelo cliente sem problemas.
Sei que para documentar um processo é preciso mais do que abrir um documento em word.
Conheço as dificuldades de documentar os processos e iniciar um Sistema de Gestão da Qualidade documentado, por isso utilizei a minha experiência em implementação e atualização desta documentação, e tenho uma oportunidade para você excelente:
