Monitoramento, medição, análise e avaliação: Indicadores de Desempenho

O que a ISO 9001 diz?

Requisito: A organização deve determinar quando o monitoramento e a medição devem ser realizados e deve reter informação documentada apropriada como evidência dos resultados."

Requisito: A organização deve determinar o que precisa ser monitorado e medido. 

Requisito: A organização deve determinar os métodos para monitoramento, medição, análise e avaliação necessários para assegurar resultados válidos. 

Requisito: A organização deve determinar quando os resultados de monitoramento e medição devem ser analisados e avaliados.

O que pode dar errado na Gestão de Indicadores de Desempenho?

  • Informações mal interpretadas

  • indicadores que não monitoram os processos críticos

  • gráficos que não são entendidos

  • relatórios diversos com informações em duplicidade, e/ou que não são lidos e/ou não geram ação

O desejo maior do profissional que consolida dados em forma de relatórios de desempenho é a tomada de ação para a melhoria dos processos analisados.

Com trabalho dedicado para rever a necessidade dessas informações e um pouco de boa vontade com uma equipe colaborativa, é possível simplificar e consolidar as informações necessárias.

O que é a meta de um indicador?

A meta de um indicador de desempenho simboliza um objetivo, um valor numérico desafiador e específico que se deseja alcançar.

As empresas podem definir suas metas por mês (periódicas) ou acumulada no ano (YTD - year to date). Depende de cada organização esta decisão, assim como definir o que deve ser feito quando a meta não for atendida e quando esta será atualizada. Entretanto, a meta não deve ser alterada durante o período considerado, exceto em casos extremos e aprovados pela diretoria. Caso contrário toda a análise crítica do período pode ser comprometida.

A meta deve ser tão clara quanto o indicador de desempenho, pois somente assim é possível fazer uma análise crítica correta, com a identificação de pontos críticos no processo e o tratamento adequado.

Artigo original no Linkedin: https://www.linkedin.com/pulse/meta-de-um-indicador-desempenho-patricia-vasques/

Responsáveis por medir os indicadores de desempenho

Como fazer amizade no trabalho de uma forma rápida? Fique responsável pela elaboração de relatórios com indicadores de desempenho. Pode ser chamado de trabalho em equipe, mas eu entendo como amizade.
A amizade pode aparecer disfarçada de várias formas: na ajuda ao formatar os dados em uma tabela dinâmica para otimizar o tempo na elaboração do indicador, no apoio ao analisar criticamente aquele dado que não tem uma causa básica fácil de ser identificada, no momento de escolher o melhor gráfico para aquele indicador novo ou na disponibilidade para conferir o relatório antes do envio oficial.
Além disso, as pessoas que trabalham com indicadores têm um porcentual alto de virarem amigos daqueles que fornecem os seus dados de entrada, os inputs. Todos se conhecem, sabem quando a mensuração do indicador pode atrasar e se falam além dos e-mails.
O indicador de desempenho mostra o sentido verdadeiro e incrível do trabalho em equipe que acontece com atitudes simpáticas e de afinidade e que fazem toda a diferença no dia a dia corporativo.

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Análise Crítica dos Indicadores

A cor nos gráficos de indicadores de desempenho é um elemento indireto que não consegue passar desapercebido.
Em uma certa situação tive que trocar a cor de um gráfico pizza, pois o gestor era daltônico e não conseguia diferenciar as fatias verdes e vermelhas.
Em outro momento, certo gestor pediu para que eu trocasse o fundo branco por um fundo cinza em um gráfico coluna, pois ficava "mais bonito"; e relacionar a cor rosa com algum departamento na engenharia frequentemente gera comentários.
A escolha de cor nos gráficos pode ser automática conforme excel, alterada conforme as cores da empresa ou definida pelo próprio senso estético. Para quem elabora gráficos, um breve conselho: não gaste muito tempo com essa tarefa, pois é impossível agradar a todos. A parte mais divertida é a análise crítica dos indicadores de desempenho e melhoria contínua dos processos.

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Pergunta Comum #1 - O indicador de Treinamento deve ser monitorado por RH e Qualidade? 

Quem define o método de monitoramento, medição e análise crítica de um KPI é a organização. Cada caso é um caso, cada organização uma cultura e por isso que a ISO 9001 diz somente "a organização deve..."

Quanto mais especificado os requisitos relacionados ao KPI, melhor (capitulo 9 da ISO 9001). Se tivesse escrito , talvez não tivesse essa dúvida, né? 😃

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