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Em novembro de 2019 eu divulguei um vídeo no linkedin  que teve mais de 3 mil visualizações! O vídeo era sobre Informação Documentada e este é o assunto deste mês.

De uma forma resumida:

✔ Informação documentada é o item 7.5 da ISO 9001:2015 e possui 3 subitens (7.5.1 generalidades, 7.5.2 criando e atualizando e 7.5.3 controle de informação documentada)

✔ O Sistema de Gestão da Qualidade da organização deve incluir a informação documentada requerida pela própria norma, isto é: a ISO 9001:2015 detalha em vários requisitos obrigações de ter uma informação documentada.

Exemplo 1: requisito 4.4.2 - a organização deve reter informação documentada para ter confiança em que os processos sejam realizados conforme planejado

Exemplo 2: requisito 7.2 - A organização deve reter informação documentada apropriada como evidência de competência

Dica:  se antes do termo "informação documentada", estiver escrito "a organização deve reter/manter" = Se a organização não as possuir, será dada uma não conformidade em caso de Auditorias/ Verificações internas.

✔ O Sistema de Gestão da Qualidade deve incluir a informação documentada determinada pela organização como sendo necessária para a eficiência do SGQ, isto é: a organização pode incluir mais informações documentadas no SGQ mesmo que a norma não obrigue.

Dica: Cuidado para não gerar documentos desnecessários ou que não agreguem valor a organização

 

Sei que você pode me perguntar:

Na minha empresa ou na empresa onde trabalho, não possuímos informações documentadas, mas sim Planos, Procedimentos, Manuais e Registros. A organização está errada?

Não. O nome "informação documentada" é novidade da versão 2015, pois na versão anterior de 2008, não existia este termo. O uso do termo Planos, Procedimentos está correto no dia a dia da organização.

Importante ressaltar que onde houver o termo único "informação" não quer dizer que esta precisa ser "documentada".

Espero que tenha te ajudado a entender esse conceito!

Um abraço, Patricia Vasques

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Pronto para saber mais?

Se você precisa documentar o seu Sistema de Gestão da Qualidade  (SGQ) com método e rastreabilidade, tenho uma boa dica para você! 

E mais: Identifique as informações documentadas obrigatórias para o seu SGQ e para a operação dos projetos, inicie o seu SGQ, elaborando um "padrão dos padrões" eficiente e defina os métodos para o gerenciamento de documentos do SGQ e documentos de projeto

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