Sistema de Gestão: 6 orientações essenciais

Sistema de Gestao

Vamos falar dos fundamentos hoje! Entender os fundamentos, verbetes e os processos iniciais das normas de Gestão é o primeiro passo para uma carreira mais sólida e de sucesso.

Se você já entende bem, é um especialista na disciplina, a newsletter será uma breve aula de conceitos. Mas se você está começando ou tem dúvidas em normas, certificação, auditorias, as 6 orientações abaixo vão te ajudar bastante.

✅ Entendimento de Gestão e Sistema de Gestão para as normas de requisitos

  • Gestão: Atividades controladas para dirigir e controlar uma organização
  • Sistema de gestão: Conjunto de elementos inter-relacionados ou integrantes de uma organização, para estabelecer politicas, objetivos e processos para atingir estes objetivos

Dica: Inter-relacionados lembra pensamento sistêmico e PDCA, isto, é nenhuma atividade é isolada. Acesse o post sobre Pensamento Sistêmico em um Sistema de Gestão da Qualidade, para ter mais informações.

Norma de requisitos ou de diretrizes

A norma de requisitos especifica atividades mandatórias que a organização tem que realizar. A norma de diretrizes especifica um conjunto de orientações, por isso fique atento aos capítulos iniciais explicativos. Exemplos:
ISO 19011 - Diretrizes para auditoria do sistema de gestão
ISO 9001- Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos

As normas possuem uma sequencia de atividades em ordem cronológica. Por isso, comece pelo capítulo 4 e siga a ordem da própria norma. Se você começar pelo capítulo 9, depois o 7 e acabar com o 5, não vai te ajudar (ao contrário, vai piorar o entendimento.)

✅ Atenção ao Português e a redação das normas

  • Deve = requisito mandatório
  • Convém que = recomendação
  • Pode = permissão/possibilidade ou capacidade
  • Considerar = pensar, mas pode ser excluída
  • Levar em consideração = pensar, mas não pode ser excluída
  • Apropriado = adequado, com grau de liberdade
  • Aplicável = relevante ou possível de aplicar, se puder ser feito, deve ser feito
  • Assegurar = responsabilidade pode ser delegada, mas não a responsabilidade de assegurar que uma ação seja realizada
  • Atividades ”sob controle compartilhado da organização” = atividades para as quais a organização compartilha o controle sobre os meios e os métodos ou compartilha a direção do trabalho realizado com respeito ao seu desempenho de Segurança e Saúde Ocupacional
  • Reter ou Manter informação documentada: evidência do cumprimento de um requisito

Dica: Todos os verbetes estão detalhados nos Anexos das normas.

Para que um dicionário de qualitês, acesse o post explicativo de Dicionário da Qualidade.

✅ Como começar, quando a empresa está uma bagunça

  • Verifique se a empresa possui as normas ISO oficiais, pois elas serão os guias. Por exemplo, a ABNT oficial vende a norma ISO 9001:2015 por R$ 170.
  • Comunique a liderança que você vai realizar um diagnóstico de situação atual, auditoria ou gap analysis, isto é, tirar uma "foto" dos processos de uma forma organizada e com método, indicando conformidades e pontos de atenção.
  • A partir dos resultados deste diagnóstico, elabore um plano de ação para cada ponto de atenção.

✅ Como posso argumentar com a liderança de que Gestão da Qualidade é importante?

Identifique as situações relacionadas a uma gestão da Qualidade no projeto: reclamação do cliente e fornecedores; desperdício de tempo, dinheiro, matéria prima; retrabalho e atrasos nos processos e cronograma; acidentes. Quanto tempo/dinheiro foi gasto para tratar estes problemas? Organize com método todas as situações possíveis.

  • A norma possui 2 consequências interessantes para a Liderança: Enfrentar desafios e agregar valor
    Enfrentar desafios: "Os conceitos e princípios de gestão da qualidade descritos nesta norma fornecem à organização a capacidade para ENFRENTAR os DESAFIOS apresentados por um ambiente que é profundamente diferente a partir das últimas décadas"
  • Agregar valor: A qualidade dos produtos e serviços inclui não apenas sua função e desempenho pretendidos, mas também seu valor percebido e o benefício para o cliente.

✅ Como funciona a certificação e a manutenção do certificado?

Assim que uma organização resolve ser certificada em uma norma de requisitos, é necessário entrar em contato com um Organismo Certificador (Exemplo: BV, DNV, ABS e etc), pois é este que conduz e concede a certificação de conformidade com base nas normas.

Verifique no site do INMETRO os Organismos de Certificação. No Brasil, o órgão acreditador é o INMETRO, que verifica os requisitos da ISO 17021 – Avaliação da conformidade – Requisitos para organismos que fornecem auditoria e certificação de sistemas de gestão Parte 1: Requisitos

Os critérios adotados para a acreditação desses organismos são baseados em interpretações pelo IAF – International Accreditation Forum e IAAC – Inter American Accreditation Cooperation.

Por exemplo, a validade de uma certificação da ISO 9001 de uma organização é de 3 anos. Após a auditoria de certificação, devem ser realizadas auditorias de manutenção e em 3 anos todos os processos devem ser verificados.

⭐ Alguma dúvida adicional que não ficou esclarecida? Me avise para que possamos desenvolver esta comunidade com sintonia e sinergia!

 

Um abraço,
Patricia Vasques

aristoteles

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